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エラーメールの種類と対処法

エラーメールの対処方法

ネットショッピングの取引におけるコミュニケーション手段はメールが中心です。ところが、お客様が、注文時に入力を間違えた場合、メールでの連絡手段が途絶えます。

そのような場合、お店のメールアドレスが戻り先となって、「エラーメール」が返ってくるのでどのお客様のメールが不着になったかはすぐに分かります。メールアドレスに間違いがなくても、ソフトバンクやdocomo、auなどの携帯メールでパソコンからの受信を拒否している場合も、エラーとなって返ってきます。

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エラーメールに素早く対処しないと起きること

注文したはずなのにメールが届かないお客さんの行動はいろいろあります。

「注文したのだけど、メールが届かない。注文できているのか?」と電話をしてくるお客さんから、「注文できていないと思って他店で買った。」というお客さん。そして、「注文したのに、連絡をよこさないとはけしからん!」と怒るお客さんなどです。

確認してくれるお客さんは良しとして、他店に流れてしまうのだけは避けたいところです。いち早く対処して、売上を確定するのが運営者の役目です。

また、クレームを言ってくるお客さんもやっかいです。お店は何も悪くないのに、自分のミスをお店のせいにして勝手にクレーマーになるお客さんには困ります。ただ、入力を間違って送信してしまうと、メールの入力内容は消えてしまうので、自分が間違ったとは気づかないので仕方ないことです。

エラーメールは主に2種類

お客様のメールがエラー、つまり、不着になる原因は主に2種類あります。

  • 1.単純な入力間違い
  • 2.携帯メールのパソコンメールの受信拒否

この他、お客さんのメールボックスが満タンで、それ以上受信できない場合に、エラーとなって返ってくることがあります。昔はわりとありましたが、今はほとんど見られません。お客さんがメールボックスを整理すれば自動的に受信されます。

1.単純な入力間違い
「@yahoo.co.jpとしなければいけないところを「@yahoo.com」としてあったり、高橋さんが「takahashi@」と入力すべきところ「takahasi@」と入力していたり。「.ne.jp」を「nejp」と入力するなど、間違い方は無数にあります。

2.携帯メールの受信拒否
携帯メールの受信拒否もやっかいです。利用者が急減している携帯メールですが、まだまだあPCからのメールを拒否している場合があり、別の手段で連絡を取るのに手間取ります 。

よくある入力間違い事例

よくあるエラーメールのパターンを載せておきます。すべてのエラーメールの原因が究明できるとは限りませんが、じっくり見れば、わかることも多いです。

間違いメール 正解 ひとこと
tarako-chan@k.vodahone.ne.jp × vodahone → ◯ vodafone 綴りミス
yamanashi@h05..itscom.net × h05.. → ◯ h05. ドットが連続することはない
emiko-03.15@hi7.enjoy.ne.jp × - → ○ - ハイフンが全角になっている。メルアドは半角英数字
usapyon29@softbank.jp × softbank.jp → ◯ softbank.ne.jp、あるいは i.softbank.jp ドメインミス(@以降をドメイン名という)
info@hayabusa-archiects.com × archiects → ◯ architects 英単語の間違い
nanba-lucky7@asahi.net.or.jp × asahi.net.or.jp → ◯ asahi-net.or.jp ハイフンが抜けていた
yiki0201@dk2.so-net.ne.jp × yiki → ◯ yuki () 「i」と「u」は隣、タイプミスと考えられる(ゆきさん)
emoripop@hotmail.co.jp × hotmail.co.jp → ◯ hotmail.com .comと.co.jpがある。
tomoko@123basil.ocn.ne.jp × tomoko@123basil → tomo123@basil OCNのサブドメインに数字はつかない。
uchida-g@taj.bbip.jp ×bbip → ◯ bbiq bbipというプロバイダはない。九州にbbiqあり。

対処法は3種類

メールアドレスの間違いに気がつけば、訂正して送信することができますが、間違い箇所がわからない場合は、受信拒否の場合は、メールでの連絡が不可能になります。そのようなときは、次のような対処法があります。

  • 1.電話
  • 2.FAX
  • 3.携帯メール、SMS

1.電話
入力されている電話番号に直接電話をし、メールが届かない旨を伝えて、正しいメールを送ってもらうか、電話で請求先を伝えるなどします。

2.FAX
番号の記載があれば、FAX宛に送信します。

3.携帯メール、SMS
PCメールを拒否しているお客さんには、携帯メールを持っていれば、携帯メールから別途送信します。また、お客さんの携帯番号があれば、その番号に直接SMS(ショートメッセージ(70文字前後))を送る方法もあります。

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