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ご注文キャンセル確認メール

キャンセルメール

ご注文のキャンセルは、お客様からのキャンセルのお申し出のタイミングによって対応が変わってきます。

例えば、ご注文直後のキャンセルです。言い換えると、お店が受注処理にとりかかる前のタイミングです。この段階でのキャンセルは受注台帳の当該オーダー(キャンセルを頂いた注文)の個所をポチッとやって、メールを送信するだけです。

それとは別に、ご注文が確定してお店は商品も発送済み。さらに、お客様は商品を受け取った。開封はしていない。このタイミングでのキャンセルは、規約にもよくある「商品到着後7日以内の返品」に該当します。

ここでは、キャンセルで最も多い(当店では)、ご注文直後のキャンセルのテンプレートを中心に解説していきたいと思います。

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キャンセルメールの構成

構成そのものは、他のテンプレートと同じです。

1.件名
2.挨拶文
3.連絡先

キャンセル確認メールでおさえるポイント

お客さんは、単に「キャンセルします。」と言ってきたり、「家族が同じものを買っていた。」とか、正直に「他に安い店を見つけたので。」といった理由をつけて連絡してきます。いずれにせよ、キャンセルはお客様の購入の意思がなくなったということなので、お店として売り逃した残念な気持ちをお客さんにぶつけることはできません。

キャンセルに腹を立てて感情的なメールを送ってしまう人もまれにいますが、これは商売ド素人であることを自ら公言しているようなものです。「悪事千里を走る」というように、たかがキャンセルしただけで憎まれ口をたたくと、お客様は悪い印象を持ち、その悪評が急激にまわりに広がります。お店としてはやってはいけないことです。

ご注文を頂いたときと同じように、気持ちよく「キャンセルありがとうございます。」くらいが ちょうど良いのです。代引きで注文しておきながら受け取らない悪質な客に比べると良識のお客様と言えます。

盛り込むべきポイント
(1)お礼
(2)キャンセルのお申し出を受理した
(3)特にお支払は発生しない

発送完了メール文例

件名:<ORD NAM>様 キャンセル受理いたしました(根戸より)

本文:
<ORD NAM>様

この度はキャンセルのご連絡を頂き誠にありがとうございます。
マイショップ店長の根戸太郎です。
今回ご注文頂きました<ORD ITM>のキャンセルを承りました。

今回のキャンセルについてお支払等は発生しておりません。

また、機会がございましたらよろしくお願いいたします。
スタッフ一同心よりお待ちしております。

//署名//

その他のキャンセル

ご注文直後にキャンセルの連絡をくれるお客様は、納品書を印刷したり、梱包したりする前なのでお店としても助かります。でも、発送の準備が完了した後、あるいは発送後などのキャンセルは、開梱して商品を棚に戻して梱包材を廃棄、発送後は運送会社に電話を入れて返品するよう依頼するなど、様々な業務が発生しています。

タイミングによっては、キャンセルで様々な業務が発生しますが、これも仕事のうちです。お客様はそんなこと想像もしていません。ポチッと注文できたものはポチッとキャンセルできると思っているお客様が8割以上です。

特に、ヤフーショッピングや楽天などショッピングモールを利用するお客様は、ネットショッピング・ビギナーが多く、また、マナー意識が低い人や横柄な態度の人、クレーマーも多いです。逆に、ショップサーブカラーミーで作った専門店を利用するお客様は、ネット注文に慣れている人が多いので、モールに比較すると、キャンセルについてはかなり楽な印象があります。


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