通販ショップを始めよう。現役店長が教える開業運営きほんのきほん

発送完了メール

発送連絡メール

お客様に、商品を発送したことを連絡するメールです。「発送連絡メール」や「出荷連絡」など、呼び方は様々です。

お店側としては、このメールを送信することで、一連の取引が完了したことになり、この時点で帳簿上に売上として計上されます。(※注文を受けただけでは売上にはならない。)

ただ、売上は確定するものの、実際のところは、「お客様が商品を受け取り、利用してくれたり食べてくれて初めて、すべてが完了する」ことを忘れないように、このメールも丁寧に作りこみたいところです。

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発送完了メールの構成

このメールの構成は以下の通りです。太文字で示した箇所を変更します。入金の確認を伝えるのが目的のため、注文内容や、すでに送信済みの内容は省略しても問題ありません。

1.件名
2.挨拶文
3.ご注文内容 ※表示推奨
4.ご注文者(省略可)
5.お届け先 ※表示推奨
6.配送日時等 ※表示推奨
7.お支払い方法(省略可)
8.支払い方法の案内(省略可)
9.連絡先(省略可)
10.注文内容や配送条件 ※表示推奨
11.連絡先

発送完了メールでおさえるポイント

実は、「発送完了」というのはお店側視点の言葉です。受け取り希望日を指定しているお客様は別にして、大半のお客様が知りたいのは、発送されたかどうかではなく、「いつ届くか?」ということです。出荷地とお届け先の距離があればあるほど、届くまでに時間が掛かるので、到着日情報はアバウトになってしまいます。

配達指定日のないお客様への配送方法については、お店によって異なると思いますが、例えば、指定日がなくても「最短日」を指定して送る方法もあります。そうすれば、お客様も到着日がわかって安心します。

ただ、「そんな指定日は記入した覚えがない!」なんて言われることもあるので、指定日なしで出荷した場合は、すくなくとも「いつくらいに届くか」についてヒントなり、地図などを用意すると良いです。メール内に「到着予定日地図」などとしてリンクさせます。

※東京出荷をイメージして適当に作った画像です。沖縄は2日では届かないのでご注意。

発送完了メール文例

件名:<ORD NAM>様 入金確認のご連絡 【<ORD NUM>】

本文:
<ORD NAM>様

この度はご注文頂き誠にありがとうございます。
マイショップ店長の根戸太郎です。

本日、ご注文品の発送が完了いたしました。
「お届け希望日なし」のお客様は、到着日については以下の地図をご覧ください。
http://mystore.shop-pro.jp/images/yoteibi.jpg

ご不明な点は、店長までお気軽にご連絡ください。

メール:shopmaster@your-netshop2015.com
お電話:03-1234-5678(9~19時/土日祝除く)

//署名//

代引きの受け取り拒否について

代引きでご注文のお客さんに関しては、「必ず受け取る」よう促す一文があっても良いでしょう。よくあるのが、注文した本人ではなく、家族が玄関で対応して「そんなもの注文していない。」などと、配達員を追い返してしまうケースです。

(文例)
ご家族と一緒にお住まいの方は、商品が届くことを、他のご家族にもお伝えください。

一般的な家庭なら、「(長女)ネットで買い物した商品があす届くから、お母さん受け取ってね。」なんて会話があるものですが、家族間のコミュニケーションがない家庭は、受け取り拒否が発生しやすいのかもしれません。

※参考 代引きの受取拒否の対処法と対策

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