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パート・アルバイトスタッフの使い方7つのコツ

パート・アルバイトの使い方7つのコツ

一旦採用すると簡単に解雇することができないのが日本社会です。また、自分で採用したフタッフにクビを宣告するのも心理的に難しいものです。採用が決まったなら、そんなことは忘れて、1日でも早く戦力になるようトレーニングに入りましょう。

1.スタッフのペースで学んでもらう

早く戦力になって欲しいがために、短期間に詰め込もうとしても、そう簡単には身につきません。人間には限界がありますからね。「人間の集中力の限界は90分」などと言われるように、新人がいきなり8時間も研修を受け続けるのは苦痛以外のなにものでもありません。

そこで、例えば、学校の時間割のように、90分これをして10分休憩、次はあまり頭を使わない作業を90分、10分休憩してスキル講習を90分というように、新しいスタッフが無理なくスキルやオペレーションを学べるよう配慮すると良いでしょう。

特に、まったく違う業界から入ってきた人は勝手がわからないので飲み込みも遅いです。教える側は、焦らず、しっかり対話を重ねながらその人のペースに合わせて教えていくようにします。

2.多くを求めず温かい目で

創業社長は業務の1から10までを自分でこなしてきたの器用です。優秀とも言えます。でも、パートやアルバイトとして働きに来る人は、社長の能力には到底及びません。だから、起業家と同じスキルレベルを求めていては常に不満を持つことになります。

スタッフのレベルは社長の10分の1かもしれないし5割かもしれません。その能力を見極めて、その人にとっての最高のパフォーマンスを引き出せるようにするのが社長や担当者の仕事と言えます。

複数のスタッフを雇う場合、やってはいけないことのひとつが、別のスタッフとの能力の比較です。「同じ時期に入ったあの子はHTMLなんてすぐマスターしたのに、お前はいつになったら使えるようになるんだ?馬鹿か?」を口にすると最悪です。

内心はそう思っていても口に出してしまうと嫌われます。一度嫌われるとスタッフの仕事に対する士気は下がり、ミスを犯したりパフォーマンスが下がったりします。そうなると、さらにアホ扱いしてしまい、そのスタッフは、喜んでクズに向かって全力疾走です。「こいつはバカだ。」と思っていても温かい目で育てていきましょう。社長はつらい。

3.ミスは責めずミスが発生しないような仕組みを考える

一番わかりやすい例で言うと送り状です。注文票をもとに送り先を手書きしていると必ずミスが発生します。「次回は気をつけてください。」と言っても、再発率100%と考えても良いでしょう。

そこで、そもそも間違いが発生する「手書きスタイル」を廃止して送り状を印刷する仕組みを取り入れます。すでにほとんどのネットショップでは送り状は注文データをそのまま印刷します。ヤマト運輸であれば、B2webという送り状を印刷するシステムがあります。これらを使うことでスタッフが原因のミスは防げます。

また、ネットショップの編集についても、社長が自作したサイトや業者に制作してもらったサイトでHTMLを直接編集したりFTPを使う場合は、デザインが崩れたりページが表示されなかったりといったトラブルが発生しやすくなります。

スキルレベルの高い人が担当している場合はそれでも問題ありませんが、未経験から入ってきた人などにショップ運営をしてもらう場合は、広く普及しているASP(通販システム)を使うことで、技術的なトラブルも避けることができます。

4.適度な余暇を与える

例えば、1日8時間、週5日の労働のうち休憩を除く35時間(7時間×5日)すべてを仕事に集中してもらいたいところですが、仕事ばかりだとストレスもたまるし飽きてくることもあります。

大手企業では、社内にカフェがあって好きなときに他の社員と歓談できたり、託児所があっていつでも子供の顔を見に行けるといった取り組みがされていることがあります。このような仕組みが採用されている理由は、仕事以外に息抜きができる場所や時間を作ることで社員のパフォーマンス・レベルが上がることが科学的に証明されているからです。

ただ、小さなネットショップとなると、カフェを作ったり託児所を作るのは不可能ですから、それに代わるなにかを用意します。 それも一方的な押しつけは、ありがた迷惑になることもあるので、スタッフ自ら色々な余暇を創り出せるようサポートすると良いと思います。

5.業績を反映した給料体系

「社長が儲けるためにスタッフを使う」という視点で考えるより、「社長が生きて行けるのはスタッフのおかげ」と考えて、できるだけ業績を反映した給料体系を採用することを推奨したいと思います。

「お金をもらいながらスキルが身につけられるのは素敵。」なんて高尚な考え方ができる人は少ないです。最初はそう思っていても慣れてくるとそうは思わなくなります。スーパーやファーストフード店の高校生アルバイトじゃないわけですから、ずっと時給800円や900円だと、だんだんやる気がなくなってきます。

時給が上げられない場合はボーナスを出すなど、適宜スタッフのモチベーションを維持するよう務めると会社はうまく回ると思います。もちろん、プラスアルファーの給料を出せない場合は仕方ないですが、そこは社長が頑張りましょう。

6.本音が言いやすい関係の構築

スタッフにとって社長や上司は上の立場ですから、一見打ち解けているように感じても、実は、本音を言えていないことが多いと思います。中には思ったことをズケズケ言うような人もいますが、言えない人のほうが多いです。

ある女性アルバイトさんの話です。社長は「君はデキる子だから来年は社員になって、もっと責任のある仕事をしてもらいたい。」と思っていました。社長の中では「社員になるのは良いこと」と考えているのですが、彼女はアルバイトのままが良くて留学のための費用が貯まて1年後に辞めるつもりでした。

でも、「資金がたまったら辞める」というこちはなかなか言えませんでした。適当にはぐらかしてその場をやり過ごしたわけですが、社長にとっては計画が狂ってしまうことになります。

普段から、できるだけ本音を聞ける関係性を築けるようコミュニケーションを取っておくと良いと思います。人を雇うと、社長がこれまでやっていた業務は減りますが、また別の仕事が増えるってことですね。

7.いつ辞めても良いように業務の標準化を進める

終身雇用の大企業ではないので、スタッフも定年まで勤めることは考えていないことがほとんどです。また、簡単に辞めやすいのがパート・アルバイトですから、いつ辞められても困らないよう業務は標準化を進めておきます。

標準化とは、言い換えればマニュアル化です。今いるスタッフが突然やめても、いろいろな業務や受注処理などを新人にスムーズに引き継げるようにすることです。

社長直々に教えないといけない仕組みにしていると(自作サイトがダメな理由!)、スタッフが辞めるたびに教育係という社長がしなくてもよい仕事が発生してしまいます。それが好きなら話は別ですが、社長は社長の仕事に専念するのが本来の姿です。

会社に嫌気がさして辞める人が、これまでやってきた業務内容を新人に引き継ぐのは嫌な仕事です。 人によっては適当にやってしまうこともあります(個人的経験w)。きっちり引き継がれなくても、マニュアルがあれば、それを元にスムーズに業務を進めることができます。

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