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通販の受注処理フローと効率化のポイント

フロー図

通販の受注処理は、支払い方法別に異なります。

クレジット決済の注文はすぐに出荷できますが、銀行振込の注文は、口座に着金したのを確認してからの出荷になります。このページでは通販の受注から出荷までの業務のフロー図を確認しながら、効率化のポイントなどを解説します

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受注から出荷のフロー

受注から出荷までのフロー(流れ)を図にしたものです。

受注フロー

銀行振込 効率化のポイント3

クレジットカード決済や代引きの注文は、受注後すぐに出荷できるのに対し、銀行振込(前払い)の注文は、請求メールの送信から、入金確認、入金確認メールの送信など、業務が多く発生します。

(1)自動返信メール=請求内容にする
一部のショッピングモールでは、法律に忠実に、受注メール以外に「注文承諾メール」などという無駄なメール送信が発生しますが、通常の開業サービスを使っている場合は、このようなステップはカットしてしまいます。そして、注文確認と同時に、自動返信メールをそのまま請求メールにしてしまいます。

(2)入金確認時間の設定と当日出荷入金締め切り時間の設定
ネットバンキングに何度もログインするのは非効率です。1日に1度だけ、入金確認時間を決めておきます。出荷業務の兼ね合いで、それを何時にするかは、それぞれの店の方針に委ねられます。

(3)入金確認メールはテンプレートでポチ送信、場合によってはカット
お客様に送信する定型メールをいちいち手動で送信するのは非効率です。テンプレートを作っておき、1クリックで送信できるようにしておきます。また、1日の出荷量が多い場合は、メール送信もカットしてしまう方法があります。その場合は、請求メール内に「発送連絡メールをもって入金確認とさせて頂きます。」など、注意書きが必要です。

コンビニ決済(前払い) 効率化のポイント3

銀行前払いと同じく、前払い方式のコンビニ決済の受注も処理ステップが多くなります。受注後、すぐに払込票の郵送を行います。

(1)着金反映日を計算してスケジューリング
ショップサーブの場合、払込票の発送依頼の締め切り時間は10:45(営業日)です。それを、過ぎると翌日扱いになります。払込票は郵送されるため、地域によって時間がかかるので、地域ごとにある程度のスケジュール表を作り、お客さんに届くタイミングで払込を促すメールを送信するのも処理のスピードアップにつながります。

(2)入金速報メールで出荷
入金速報メールは「確定」ではありませんが、よほどのことがない限り確定と判断して問題ありません。入金速報メールが入り次第出荷します。

納品書、伝票は一括印刷

手書きで伝票を書くのは非効率です。必ず、出荷確定のデータ(CSVファイル)を抜き取って、それを各運送会社の印刷ソフトにアップロードして一括プリントするようにします。また、商品に同梱する納品書と送り状の順番が揃うように、書き出しは1度だけにします。

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