注文が入ったらどうする?WooCommerceメール処理の流れ

WooCommerce

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「注文が入ったけど、どうやって対処すれば良いの?」

ショップサーブなど国内の通販システムを使っている場合は、マニュアルが充実しているので困ることもないでしょう。

特に、ショップサーブなどは、「初注文が入ったんですが!どうやって処理すればいいんですか?」ってサポートに電話すれば丁寧に教えてくれます。

でも、Wordpress+WooCommerceでやっている通販サイトのサポート窓口はございません。

すべて自力で解決しないといけません。

それが自作の大きなメリットのひとつ。

今回、WooCommerceで稼働中のクライアントさん用に伝えてる「メールテンプレートの仕組み」についてシェアしたいと思います。

これはノウハウでも何でもなく、ただ単にシステムのオペレーションのマニュアルのようなものです。

そもそもメールテンプレートとは

ヤフオクやメルカリを使ったことがある人はわかると思いますが、1件の取引完了までに、落札者や購入者と個別にメッセージのやりとりが発生します。

「短い間(取引完了まで)ですがよろしくお願いします。」とか。

メルカリなんて「3000円になりませんか?」など値引き交渉も行われますね。

これは個人売買の文化として残してほしいもののひとつですが、ネット販売でそんなことをやってると、とんでもないことになります。

「月に1件の注文」とかなら時間的にも気にならない。

でも、何かの拍子に100件の注文が殺到したら・・・

一人一人のお客さんとメールのやり取りをするだけで1日が終わります。

そのため、ネット通販システムにおいては、お客さんとのやり取りのほとんどは「自動送信メール」で処理されます。

注文が入ったなら「注文受付メール」、キャンセルになったら「キャンセルメール」といった具合です。

それぞれ、手動で送信することはなく、ポチっとするだけで自動送信されます。

なので、100件だろうが1000件だろうが、一瞬でまとめて処理することができます。

基本メールテンプレートは4つ

WooCommerceでは、14種類のメールテンプレートが用意されています。

デフォルトですべてHTML形式というのが実にありがたいです。

ただ、14種類もありますが、実は、普段使うのは4下記の4種がメインになります。

メールテンプレート

とりあえず、この4種類のテンプレートだけおさえておけば、お店はちゃんと稼働できるわけです。

WooCommerceは、日本語化プラグインで日本語化できるわけですが、ちょっと不親切な翻訳になっています。

まず、「新規注文」テンプレートは、お店側に送信される受注メールのことです。

注文と同時にお客様側に送信されるのは「注文保留」メールテンプレートです。

保留って、、わかりにくいですね・・・

「完了済みの注文」は、いわゆる「発送連絡メール」に相当します。

前後しますが、「お客様へのインボイス」というのが「注文承諾メール」に相当します。

受注後のメールの流れ

受注後、気になるのは、「お客様にどのようにメールが送信されるか。」です。

図がわかりやすいと思うのでこれ↓

受注処理

お客様に自動送信されるメールには「保留」という内容が書かれています。

メールを受け取ったお客さんは「保留である」「確定していない。」という印象を受けると思われます。

そこで、次のステップとしては「確定しましたよ。」メール。

それが、お客様へのインボイス(請求書)です。

注文承諾メールに相当します。

これを出すことで、「注文が確定した。」ということを伝えることができます。

これは手動と言っても、管理画面からぽちっとやるだけです。

受注

受注情報を更新するのと同時に「インボイス・メール」が自動送信されます。

送信完了まで

インボイスメールは請求メールで

インボイスメールを注文承諾メールと代えることはできるのですが、代引きやカード決済、その他の電子マネー系で即時決済されている場合は、いちいち、このメールを送るのも面倒です。

そんな場合は、いきなり完了メールでも構わないと思います。

「保留」→「発送完了」ですね。

これなら一括で処理しやすいので、受注量が増えてくると、このやり方が早いです。

一括処理する場合は、注文一覧の左上からポチポチっとするだけで10件でも100件でも一気に処理&テンプレートの送信ができます。

受注処理

今では少なくなった銀行振込に関しては、一件一件インボイスメールを送るのが良さそうです。

なお、銀行振込の口座を設定していると、口座情報は自動挿入されるので、わざわざテンプレートに書く必要はありません。

ただ、「振込手数料はお客様のご負担」といった文言は、デフォルトでは入っていないので、テンプレートに入れておくと良いでしょう。